Еще недавно символом успешности компании были собственные офисные здания. Корпорации с мировыми именами конкурировали друг с другом не только на рынке, но и в строительстве небоскребов из стекла и бетона. Но чем дальше, тем чаще им на смену приходят виртуальные офисы, способные стереть границы между континентами и объединить сотрудников из разных стран.
Как появились офисы?
О появлении офисов есть несколько версий. Первая из них относит зарождение корпоративной культуры к цеховым объединениям мастеров в Средневековье. Общее пространство мастерских и собственное рабочее место в нем, безусловно, подходит под определение офиса. Однако коллективный труд мастеров чаще всего не предполагал интеллектуально-бумажной деятельности и сводился, в основном, к производству какого-либо товара.
Вторая версия утверждает, что сегодняшние офисные помещения – как место для работы группы людей с бумагами и счетами – берут свое начало из библиотечных скрипториев, преимущественно сосредоточенных в монастырях. Грамотные люди в темные времена Средневековья ценились очень высоко, а работа по переписыванию Библии и других важных и редких книг требовала особых условий труда. Кроме того, высокое религиозное служение путем переписывания священных текстов было не единственным занятием писарей. Монахи, знающие грамоту, вели учет имущества, фиксировали долги и траты, работали с юридическими документами. Поскольку работа с текстом при отсутствии электрического освещения сильно сказывается на глазах и быстро утомляет работника, в залах скрипториев делались большие окна, чтобы в помещение проникало как можно больше дневного света. А рабочие места переписчиков организовывались с большим запасом пространства, чтобы работники не мешали друг другу и не отвлекались от дел.
Третья версия отсылает нас к прослойке знати и дворянства, в особняках которых были оборудованы специальные рабочие кабинеты. Данное предположение, правда, не учитывает, что кабинет дворянина – это в значительной степени личные апартаменты для приема высоких гостей и деловых встреч, а не просто место для ведения мелкой бумажной работы. Так что, пожалуй, рабочие кабинеты знати можно сравнить с офисами современных топ-менеджеров и генеральных директоров.
Время шло, и к XVI веку появились торговые биржи, которые стали наиболее достоверным прообразом современных офисов. Довольно продолжительное время такие организации соседствовали с товарными лавками и даже производствами, совмещая весь процесс в одном здании. Подобный принцип организации привел к тому, что крупные торговые дома, банки и заводы стали концентрировать все свои мощности в одном месте.
В XVIII веке появилось и первое офисное здание. Им стала лондонская штаб-квартира колониальной компании East India House, построенная в 1729 году. Колониальные владения Великобритании активно осваивались купцами, и для управления всем огромным потоком документооборота компания была вынуждена содержать тысячи клерков. Причем для достижения максимальной эффективности всех работников приходилось держать в одном месте и под присмотром, обеспечив им рабочие места, достойные получаемых прибылей. Офис представлял собой 4-этажное здание в классическом стиле с широкими окнами и представительным главным входом. В это время средняя площадь офисного пространства на одного работника составляла невообразимые 20–30 м2. Правда, это с учетом стеллажей для многочисленных архивов и сейфов.
Массовое клиентское обслуживание в XIX веке привело к еще большему расширению штата клерков. И вот тут-то банки и компании начали экономить место. Когда-то огромное пространство в 20 «квадратов» на одного работника стало постепенно сужаться, пока не дошло до тесных 5 или даже 3 м2. А усиление контроля над служащими со стороны начальства привело к тому, что офисные помещения стали напоминать классные комнаты – с рядами письменных столов, тесно примыкающих друг к другу. Тогда же, в конце XIX века, в мире начали появляться офисные небоскребы. И первым из них стало здание страховой компании в Чикаго, возведенное в 1885 году.
Великий чикагский пожар вспыхнул в крупном промышленном центре США в октябре 1871 года. Он бушевал с 8 по 10 октября и унес жизни сотен жителей мегаполиса, а также уничтожил большую часть города, который состоял из деревянных построек. Версий возникновения пожара несколько. По одним данным, Патрик О’Лири, проживавший на окраине Чикаго, неуклюже поставил в сарае с коровой керосиновую лампу и отлучился по делам. Корова задела лампу, та опрокинулась, горящий керосин попал на сено – через минуту пылал уже весь сарай. Эта версия была опубликована сразу после пожара журналистом Майклом Эхерном. Впоследствии он признал, что история является выдумкой и обобщением городских слухов. По второй версии, выдвинутой историком Ричардом Бейлсом, пожар начался из-за поджога, который учинил вор молока, когда проник в сарай О’Лири. Есть и третья версия, которую озвучил Энтони де Бартоло, обозреватель издания «Чикаго Трибьюн». Согласно ей, пожар устроил некто Луис Кон во время игры в крепс в том самом сарае. Как бы то ни было, с сарая огонь быстро перекинулся на соседние дома, дошел до реки Чикаго и порта, уничтожил корабли, причалы, деревянные дороги, угольные склады и оставил неизгладимый след в памяти свидетелей. Однако благодаря этой трагедии и последующему восстановлению города мы получили такое явление, как Чикагская архитектурная школа, подарившая миру первые небоскребы-офисы.
Чикагская архитектурная школа – направление, которое оформилось в 80-х годах XIX века на севере США. В основе ее стиля – строгие вертикальные линии, многоэтажность, широкое использование стекла и стали. Лидером и основателем направления выступил американский архитектор Луис Генри Салливан, который с позиций рационализма провозгласил девиз «форму в архитектуре определяет функция». Главным стимулом к возникновению и развитию школы была необходимость возродить и заново отстроить выгоревший в 1871 году Чикаго. Причем при утверждении планов застройки города архитекторам стало очевидно, что новый Чикаго требует и новых решений в строительстве.
Примерно в это время сталелитейные производства Америки стали снижать цену на удивительно прочный и легкий элемент несущей конструкции – стальную балку. Использование таких балок при постройке здания позволяло возводить не по 4–5 этажей, а в 2–3 раза больше. За счет более рационального использования выделенного пространства под основание здания, стала резко расти в цене земля в центре Чикаго. Строительные компании, в свою очередь, стремились выжать максимум из купленной втридорога земли и мотивировали своих архитекторов строить высотные здания, превышающие 10 этажей. Именно архитекторы Чикагской школы возвели многоэтажные конторские дома, которые стали для нас символом типичного офиса. Чикагская школа перестала существовать еще до наступления XX века, однако успела внести неоценимый вклад в развитие мировой архитектуры.
К середине XX века появляется концепция организации офисного пространства под названием «кьюбикл» (от англ. cube – «куб»). Первоначально она как раз была направлена на решение вопроса личного пространства каждого работника. Эту идею предложил Роберт Пропст в 1960 году. Согласно ей, все офисное пространство делилось на маленькие полуоткрытые рабочие места-кабинки, отделенные друг от друга перегородками. Каждый сотрудник таким образом получал как бы отдельный кабинет и мог организовать свое рабочее место по своему усмотрению. Многим компаниям, особенно в США и Канаде, эта идея очень понравилась и в рекордные сроки огромное количество офисных сотрудников оказались помещены в маленькие «клетки» со столом, стулом и компьютером. Минимальная норма квадратных метров на одного работника, узкие стенки, иллюзия личного пространства, которое легко нарушается простым заглядыванием за перегородку – вот что получили офисные работники с введением «кьюбикла». Однако менее чем через 10 лет появилась технология, позволившая предложить и другие варианты организации работы.
Удаленная работа
Развитие систем коммуникации во второй половине XX века открыло перед людьми поразительные возможности. В 1972 году социолог Джек Ниллес озвучил идею о том, что современные средства связи позволяют успешно коммуницировать с работниками, что ставит под сомнение необходимость их ежедневного прихода в офис. Его эксперименты в Университете Южной Калифорнии подтвердили первоначально выдвинутую гипотезу – испытуемые справлялись с работой удаленно ничуть не хуже, чем если бы они делали работу в офисных стенах. Отчетность тех, кто принял участие в эксперименте, проходила посредством телефонии, результаты работы приходили почтой или по факсу.
Днем рождения Интернета считается 29 октября 1969 года. Именно тогда была осуществлена успешная передача данных между двумя далеко удаленными компьютерами. К концу 1980-х Интернет стал общедоступным и буквально произвел революцию в сфере коммуникации и обмена данными. А когда Всемирная паутина с ее колоссальными возможностями заработала в полную мощь, удаленная работа стала активно набирать популярность. Согласно прогнозам специалистов, доля сотрудников, работающих вне офиса, к 2020 году может по всему миру преодолеть барьер в 50%. Уже сейчас более 62% компаний держат у себя в штате по меньшей мере одного удаленного сотрудника.
Подобные взаимоотношения работодателя и работника делятся на два типа – собственно удаленная работа и фриланс. Первый вариант подразумевает штатного сотрудника, который выполняет свою часть обязанностей на постоянной долговременной основе, не появляясь ежедневно в офисе. Второй вариант представляет собой самостоятельный поиск работником проектов и их реализацию, опять же, вне офиса. Фрилансеры не входят в штат сотрудников компании-заказчика. Сегодня удаленная работа пользуется популярностью в таких отраслях, как IT-сфера, копирайтинг (написание коммерческих и других текстов), переводы, дизайн, поиск и рекрутирование кандидатов на должности, юридические услуги, бухгалтерия и многое другое. Но самая главная выгода в удаленной работе состоит даже не столько в экономии средств на необходимом специалисте, сколько в том, что данный подход делает аренду офиса бессмысленной и ненужной вовсе. Каждый удаленный работник сам в состоянии оформить себе рабочее место, где бы оно ни находилось – в квартире, на берегу моря или в гамаке на даче. Главное, чтобы там был Интернет и другие средства связи.
В 2013 году статистическая компания Deskmag провела исследование изменения рабочих показателей людей, которые отказались от ежедневного похода в офис и используют для работы оборудованное место в специальных центрах или прямо у себя дома. Результаты оказались поразительны. Половина всех опрошенных сотрудников утверждает, что круглосуточный доступ к рабочему месту для них очень удобен; 71% – говорят о росте креативности после отказа от походов в офис, 62% – отмечают улучшение условий труда. Практически все опрошенные (90%) заявили о повышении уверенности в себе. 70% работников стали чувствовать себя лучше, чем сидя в офисе, а две трети респондентов перестали срывать сроки выполнения заказа, хотя раньше делали это регулярно.
Удаленные работники – принципиально новый вариант сотрудника, который с каждым годом становится все популярнее. С определенного момента сами компании-заказчики стали задумываться о целесообразности аренды или покупки офисного помещения, его оборудования и ремонта, если штат сотрудников хорошо справляется с поставленными задачами, работая вне офиса. Конечно, даже самая скромная фирма – это далеко не один человек. Чтобы полноценно перевести своих штатных сотрудников на удаленную работу и избежать необходимости платить за офис, компаниям необходим определенный набор возможностей. И таковые не заставили себя долго ждать на рынке предоставления корпоративных услуг.
Виртуальные офисы
Для компаний, которые намерены отойти от традиций непременного наличия офиса и регламентированной явки в него работников, существует комплекс услуг под названием «Виртуальный офис». Виртуальными офисами сегодня называют определенный набор опций, который разработан для коллективного использования разными компаниями с целью оптимизировать рабочие процессы. Виртуальные офисы обычно предоставляют возможность регистрации почтового и юридического адреса, услуги по обработке корреспонденции, звонков, факсов, обслуживание сайтов компании и многое другое. Вся их виртуальность состоит в том, что человек или люди, которые будут выполнять эту работу, фактически не входят в штат компании-заказчика, а очень часто и не видят ее никогда.
Благодаря развитию цифровых систем виртуальные офисы могут предоставлять услуги регистрации телефонного номера, причем в любом городе в любой стране мира. А заодно и возможность получить юридический и почтовый адреса в нужном заказчику месте. Например, если компания вкладывает деньги в имидж, то она может заказать себе адрес где-нибудь в центре Милана.
Неоспоримые плюсы классического офиса в том, что это пространство автоматически становится официальной площадкой для переговоров и встреч компании. Если фирма переводит сотрудников на удаленную работу и не арендует офис, но в то же время нуждается в престижно обставленных встречах с партнерами, в пакет услуг виртуального офиса можно включить почасовую аренду конференц-зала или кабинета. Как только возникает необходимость проведения переговоров, работники компании приезжают в арендованное помещение, встречают партнеров так, как могли бы встретить в одном из переговорных залов компании, ведут с партнерами беседу и после нее счастливо разъезжаются по домам, заплатив за несколько часов аренды в день гораздо меньшую сумму по сравнению с постоянной арендой офиса.
Кроме распространенной должности секретаря, виртуальные офисы часто предлагают удаленные услуги юриста, бухгалтера или бизнес-тренера. Эти люди бывают задействованы в механизме работы компании, хотя сами могут, опять же, никогда не встречаться лицом к лицу с непосредственными нанимателями.
Вместе с комплексным предложением по переводу компании в виртуальный офис обычно идут программы-«таскеры» (постановщики задач), которые превосходно справляются с синхронизацией и координацией рабочих процессов внутри компании. Как правило, в таких программах необходимо заполнить профиль работника, который включает имя и фамилию, должность, отдел и так далее. Для каждого сотрудника внутри пространства «таскера» предусмотрен собственный «кабинет», где он может посмотреть лист поставленных задач или сам поручить кому-нибудь работу. Фиксация истории изменений позволяет со 100% точностью сказать, кто и какие правки вносил, во сколько была начата работа, когда она была закончена и многое другое. Впечатляющие возможности виртуальных офисов с каждым годом привлекают к себе все больше фирм, которые начинают понимать, что можно обойтись без аренды помещения и работы непосредственно в нем.
А что же с офисами?
Несмотря на экономическую выгоду и высокую оптимизацию труда при переходе в виртуальный офис, большинство компаний все еще предпочитает иметь собственное офисное помещение и чаще всего настаивает, чтобы сотрудники работали именно там. Но и концепция организации офисного пространства претерпела изменения со времен «кьюбиклов». Сейчас компании, которые не игнорируют комфорт сотрудника, организуют свои офисы по принципу «опенспейс» (от англ. open space – «открытое пространство»). Данная концепция подразумевает большое количество свободных площадей для сотрудников, использование офисного ландшафта – с виду хаотичного, но четко продуманного расположения мебели и декора, отсутствие перегородок для свободного общения с коллегами, обязательное наличие рекреационной зоны, где сотрудник может отдохнуть и даже развлечься. Для топ-менеджеров и руководителей в «опенспейсах» существуют отдельные кабинеты, стенки которых выполнены из стекла или прозрачного пластика.
А для фрилансеров и удаленных работников, которым необходимо готовое организованное пространство с надежным доступом в Интернет, в крупных городах открываются коворкинг-центры. Коворкинг (от англ. cowork – «совместная работа») – это определенный вид офиса с возможностью почасовой аренды рабочего места. Обычно в него входит стол, стул, компьютер с доступом в Интернет и некоторые другие опции. В коворкинг-центрах могут трудиться как одиночки, так и целые группы. Для последних обычно предусмотрены групповые зоны с большими столами, проектором и презентационной доской.
В наше время тенденция к переходу компаний на удаленную работу и использование виртуальных офисов налицо. Этот шаг сильно помогает экономить средства, дает возможность комфортной работы сотрудникам из любой точки земного шара и позволяет координировать людей, трудящихся вместе, но находящихся в разных странах, что заметно повышает производительность труда и конкурентоспособность фирмы на рынке. А современные средства связи в любой момент позволяют начальнику связаться с подчиненным и обсудить с ним важные рабочие вопросы так, как будто бы они находятся в одном кабинете.
